- INTRODUCCIÓN.
“La gerencia de la capacitación es un proceso fundamental en el cumplimiento de la estrategia definida por la empresa, es un apoyo silencioso pero definitivo por cuanto tiene la responsabilidad de identificar, diagnosticar y entrenar las competencias personales y laborales requeridas para incrementar la productividad no sólo del puesto de trabajo, sino también de la empresa misma.”
José m. Vecino, la capacitación como apoyo a la estrategia corporativa
La presente propuesta se ha diseñado especialmente para que los responsables de administrar los procesos de capacitación en LA EMPRESA desarrollen una metodología de trabajo tal que permita incrementar sus niveles de contribución y responsabilidad en el diseño, ejecución, seguimiento y evaluación de todos los procesos de capacitación y formación de la empresa, de tal manera que integren en un sistema de trabajo e información todos los aspectos relacionados con la gerencia de la capacitación.
Se pretende que quienes participen en este proceso tengan un nivel de comprensión conceptual mayor sobre el alcance que tiene la capacitación entendida como un programa que integra los aspectos técnicos, administrativos y de crecimiento personal, de tal manera que vayan asumiendo de modo gradual la responsabilidad sobre la manera como se ejecutan los recursos asignados a los procesos de desarrollo de las competencias laborales y personales requeridas para el incremento de la productividad en la organización.
Esta propuesta establece los parámetros teóricos que permitirán a los responsables de la capacitación en la organización ofrecer un valor agregado en su gestión creando sinergia con todos aquellos que deciden hoy los eventos que se realizan, proponiendo acciones que permitan el diseño de nuevas estrategias que proporcionen elementos para medir el impacto de la capacitación en la productividad y conocer los niveles de transferencia del aprendizaje al puesto de trabajo.
Finalmente, es importante tener en cuenta que este proceso requiere esfuerzos de tiempo, investigación y participación con el fin de ir profundizando en los temas que sean prioritarios para quienes participen en este proceso.
- OBJETIVOS DE LA PROPUESTA
- Elaborar el diagnóstico del estado actual del proceso de capacitación y entrenamiento en LA EMPRESA.
- Desarrollar un plan de formación y entrenamiento práctico en gerencia de la capacitación.
- Diseñar, de manera conjunta, un plan de trabajo de mediano plazo que permita operacionalizar los conceptos trabajados con los participantes en el proceso.
- Establecer mecanismos de seguimiento y evaluación al plan formulado.
- FASE 1. DIAGNÓSTICO Y CONOCIMIENTO.
Esta primera etapa del proceso implica varios momentos de información y documentación con el fin de conocer, por parte del consultor, el estado actual de la capacitación en la empresa, y por tanto se requiere:
þ Visita guiada por las instalaciones, con el fin de conocer las actividades que se realizan en los diferentes departamentos y entrevistar de modo general a algunas personas, especialmente los jefes y responsables de cada una de las áreas.
þ Entrevista con los gerentes de gestión humana y los responsables de capacitación, con el fin de enterarse de las acciones de capacitación que se realizan actualmente, número de personas que participan, sistema de medición de la capacitación, etc..
þ Reunión con los responsables de capacitación para conocer de manera estadística algunos indicadores básicos de la capacitación que ha realizado la compañía en los dos últimos años y que esté documentada, por ejemplo:
a. Número de horas de capacitación dictada por año.
b. Número de horas por departamento y por ciudad.
c. Número de horas por asistente.
d. Número de horas de capacitación por proveedor.
e. Número de participantes por evento.
f. Distribución de la ejecución presupuestal por departamento.
g. Etc., otros indicadores e información se solicitarán una vez sea aprobada la propuesta.
- Entregables
Al finalizar esta etapa se elaborará de manera conjunta un informe diagnóstico que permita conocer el estado actual de la capacitación en la empresa en términos de participantes, tiempos, temas, proveedores y costos. Este documento será uno de los insumos para desarrollar las simulaciones y ejercicios prácticos de la segunda fase.
- Tiempos de trabajo
Esta fase tendrá una duración máxima de 16 horas de trabajo presencial de la siguiente manera:
þ Visita guiada por las instalaciones. 6 horas.
þ Entrevista con los gerentes de gestión humana y los responsables de capacitación. 4 horas.
þ Reunión con los responsables de capacitación. 4 horas.
- FASE 2. FORMACIÓN Y ENTRENAMIENTO
Esta fase permitirá a los participantes conocer los aspectos teóricos y conceptuales que integran la gerencia de la capacitación. Se tendrá una metodología que incluye tres componentes:
þ CONCEPTUALIZACIÓN: Se refiere a los factores teóricos que permiten conocer el alcance que debe tener la gerencia de la capacitación como soporte de la estrategia corporativa. Los asistentes recibirán entrenamiento práctico en el diseño de algunas herramientas de Capacitación que podrán ser implementadas en el plan de acción.
þ CONTEXTUALIZACION. La metodología utilizada hará permanente referencia a las situaciones reales que vive la empresa en su día a día con el fin de recoger elementos prácticos que permitan ir documentando propuestas para el diseño del plan de acción.
- Entregables
Al finalizar esta fase los participantes habrán recibido los siguientes contenidos:
MODULO 1. CONCEPTOS BASICOS DE LA CAPACITACION
OBJETIVO. Reconocer los componentes básicos de un proceso de capacitación en la organización y su importancia en el desarrollo humano y organizacional.
TEMAS
a. Los procesos de formación y la alineación estratégica.
b. Componentes del aprendizaje en la organización.
c. Taxonomía del aprendizaje
d. Elementos del aprendizaje de adultos
e. Características de los adultos
f. Tipos de capacitación en la empresa.
g. La Inducción y el compromiso organizacional
h. Desarrollo organizacional y desarrollo humano.
MODULO 2. EL DIAGNOSTICO DE NECESIDADES DE CAPACITACION
OBJETIVO Identificar un modelo de diagnóstico de necesidades de capacitación que permitan conocer los componentes de un programa de capacitación empresarial.
TEMAS.
a. Importancia de un adecuado diagnóstico de Capacitación.
b. La Capacitación Gerencial y operativa.
c. Detección de necesidades obvias y ocultas.
d. Fichas de necesidades de capacitación
e. Principales Métodos y técnicas para el Diagnóstico en Capacitación.
f. Metodología D.I.C.E. para la efectividad en la capacitación.
g. Algunos Indicadores para los procesos de Capacitación.
MODULO 3. DESARROLLO DE UN PROGRAMA DE CAPACITACION POR COMPETENCIAS
OBJETIVO Identificar las competencias básicas propuestas por McClelland y la manera de incluirlas en un plan de capacitación.
TEMAS
a. Formación y desarrollo de competencias.
b. Modelo para la identificación de comportamientos observables en el modelo de competencias de McClelland
c. Competencias gerenciales y laborales
d. La capacitación por competencias.
e. Habilidades del Instructor y del facilitador en los procesos de aprendizaje empresarial.
f. Uso y abuso del modelo de competencias.
MODULO 4. MODELOS DE EVALUACION DEL APRENDIZAJE
OBJETIVO Conocer algunos modelos gerenciales que permiten evaluar los resultados de la capacitación y comprender la importancia de la transferencia del aprendizaje al puesto de trabajo.
TEMAS
a. Importancia de evaluar los planes de capacitación
b. Niveles de Evaluación de los eventos de Capacitación
c. El seguimiento y monitoreo de los resultados en la capacitación.
d. Modelo Assesment Center
e. Evaluación 360º
f. Test de percepción social.
g. La transferencia del aprendizaje al puesto de trabajo
h. Diseño de una herramienta de evaluación por competencias.
MODULO 5. DISEÑO DE UN PLAN DE CAPACITACION
OBJETIVO. Elaborar con los participantes un plan de capacitación que recoja los aprendizajes obtenidos en la unidad de trabajo.
TEMAS
a. Componentes de un programa de capacitación empresarial.
b. Gerencia de la capacitación
c. Diseño de estrategias de capacitación
d. Capacitación técnica, administrativa y de crecimiento personal
e. Creación del comité de capacitación
f. Herramientas para medir el impacto de la capacitación
g. Administración del presupuesto de capacitación.
Cada Módulo tendrá, además de la presentación teórica el desarrollo de un ejercicio práctico y se complementa con lecturas que los participantes deberán leer con anterioridad al inicio de cada módulo de trabajo.
- Tiempos de trabajo
Esta fase tendrá una duración total de 20 horas y cada módulo una duración de 4 horas.
- FASE 3 PLANEACIÓN Y DISEÑO DE UN PLAN DE ACCIÓN
Una vez finalizada la fase de formación y entrenamiento se destinará un tiempo para realizar un plan de acción que permita comenzar a integrar los elementos vistos en las fases de conocimiento y en la de formación.
Se elaborará una matriz de gestión que permita identificar los propósitos del plan de trabajo, las actividades, tiempos y responsables de tal manera que se puedan operacionalizar los conceptos vistos y se determinen los indicadores para la gerencia de la capacitación.
- Entregables
Este entregable será responsabilidad de las personas que se harán cargo de ejecutar el plan diseñado y consiste en la matriz de gestión de la gerencia de capacitación el cual tendrá la aprobación (y en lo posible la participación) del gerente de gestión humana.
- Tiempo de trabajo
Para el desarrollo de esta fase se tendrán tres reuniones de 4 horas cada una para un total de 12 horas de trabajo.
- FASE 4 SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DEL PROCESO.
Una vez finalizada la tercera fase del proceso se tendrá un tiempo donde los responsables de la capacitación avanzarán en la ejecución del plan de actividades establecido, durante este tiempo (3 meses) no se tendrán reuniones presenciales pero quedan canales de comunicación permanentes para consultas y aclaraciones si hubiere necesidad. Esta comunicación será telefónica, vía email o por otros medios electrónicos.
Tiempo de trabajo
Una vez terminado el tercer mes de trabajo en el desarrollo de la matriz de gestión, se programará una reunión de seguimiento de 3 horas con el fin de evaluar los resultados que se van obteniendo y ajustar las actividades de acuerdo a las situaciones que se presenten. Esta reunión permitirá realizar refuerzos conceptuales y por otra parte realizar la retroalimentación sobre el impacto que se percibe a partir del desarrollo de estas actividades.
- METODOLOGÍA Y AGENDAS DE TRABAJO
Con el fin acordar los tiempos de trabajo es preciso, una vez aprobada la propuesta, agendar las fechas correspondientes a cada una de las actividades.
El proceso total, sin incluir la fase de seguimiento, podrá desarrollarse en un período máximo de 90 días calendario.
Es importante acordar entonces horarios y sitios de reunión. Se sugiere una sala de juntas en la empresa, contar con portátil, video beam y eventualmente con una impresora para la documentación.
Una vez iniciada la agenda se establecerán algunas normas para que el tiempo dedicado tenga la máxima productividad.
- TIEMPOS TOTALES.
El tiempo total del proceso se discrimina de la siguiente manera:
þ Fase 1: 16 horas
þ Fase 2: 20 horas
þ Fase 3: 12 horas
þ Fase 4: 3 horas
þ TOTAL: 51 horas
- ANOTACIONES
- Certificación: Al finalizar el programa de consultoría los participantes recibirán un certificado que puede incluir el logo de la entidad contratante.
- Memorias: En el transcurso del proceso se entregarán los manuales y materiales requeridos para el buen desarrollo de
- Valor Agregado: Cada participante recibirá, como parte del material la recopilación de artículos que sobre el tema ha escrito el consultor.
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